Der Online-Ferienpass richtet sich an Städte mit Jugendeinrichtungen, die während der Ferien ein Freizeitprogramm für Kinder anbieten. Die Ferienpass-Software ist ein Online-Katalog von Ferienpass-Angeboten und bietet für die Eltern eine Oberfläche, in der sie ihre Kinder zu Ferienpass-Angeboten anmelden können.

Der Online-Ferienpass ging erstmals 2016 in voller Ausstattung für die Stadt Alfeld online und wird seit dem als eigenes Produkt für andere Städte vermarktet und eingesetzt.

ferienpass.online macht das Leben für alle Beteiligten einfacher.

Jugendpflege

Die Ferienpass-Angebote werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet. Die Jugendpflege hat Alles im Blick. Die Veranstalter pflegen die Angebote selber ein, der Aufwand der Jugendpflege wird auf ein Minimum reduziert.

Veranstalter_innen

Die Veranstalter_innen können die Angebote federführend erstellen und gestalten. Sie haben die Wahl, das Online-Anmeldesystem zu verwenden oder nicht. Die Veranstalter_innen haben alle Anmeldungen auf einen Blick, können auf Wartelisten reagieren und neue Termine veröffentlichen.

Eltern

Die Eltern können den Ferienpass entspannt »durchblättern«, in der Kaffeepause, unterwegs oder zuhause. Anmeldungen zu anmeldungspflichtigen Angeboten werden zentral und mit einem Klick durchgeführt. Wartelisten-Zusagen kommen automatisch per E-Mail oder SMS.

Jugendpflege

Alles im Blick.

Im sogenannten Backend laufen alle Fäden zusammen. Sie können die Liste mit aktiven Veranstaltern einsehen, alle eingetragenen Ferienpass-Angebote durchgehen und verlieren nicht den Überblick.

Direkt nach dem Anmelden begrüßt Sie der Zeitplan. Dieser zeigt Ihnen, welche Funktionen aktuell oder in nächster Zeit zur Verfügung stehen. Und die Fristen legen Sie selber fest!

Automatischer Import der Druckvorlagen

InDesign ist ein weit verbreitetes Programm zur Erstellung von druckfähigen Dokumenten für die Druckerei. ferienpass.online beinhaltet eine Export-Schnittstelle, die entweder alle Angebote oder jedes Angebot einzeln in eine XML-Datei exportiert. Diese XML-Datei ist lesbar für das Layoutprogramm InDesign. Die Erstellung des gesamten Ferienpasses für den Druck ist so innerhalb weniger Stunden möglich.

Als Alternative zu XML kann über den Export zu Excel- oder PDF-Dateien nachgedacht werden.

Synchronisation während Korrekturphase

Das oben genannten XML-Dateien können bei Bedarf in eine Dropbox gepackt und mit anderen geteilt werden. Sollten Sie Änderungen im Layoutprogramm InDesign machen, so können Sie die Änderungen in die XML-Dateien übernehmen. Die XML-Dateien werden dank der Dropbox-Synchronisation in der Ferienpass-Software abgerufen und kleine textliche Korrekturen werden so wieder zurück zur Online-Version synchronisiert.

Verwenden Sie Ihr bewährtes Anmeldesystem.

Sie haben die Wahl, ob Sie die Anmeldungen zu Ferienpass-Angeboten über das Windhund-Verfahren (»Wer zuerst kommt, mahlt zuerst!«) oder das Losverfahren verwenden wollen. Beide Verfahren haben ihre Vor- und Nachteile, aber das wissen Sie sicherlich am Besten! Natürlich können Sie auch beide Verfahren kombinieren, also zuerst das Losverfahren verwenden und nach der manuellen Zuteilung der Plätze auf das Windhund-Verfahren wechseln für alle Angebote mit freien Plätzen. Sie handhaben die Anmeldungen bei Ihnen anders? Kein Problem, da finden wir eine Lösung.

Es ist Ihr Ferienpass!

Deswegen soll er auch zu Ihnen passen. Mit Ihrer Zustimmung können wir den Ferienpass komplett nach Ihren Bedürfnissen designen, so dass er beispielsweise zur Ihrer städtischen Webseite passt.

Nur die besten Komponenten.

Der Online-Ferienpass ist als Baustein programmiert worden zum Open Source CMS Contao. Contao ist ein sehr populäres und zukunftsweisendes Programm zur Verwaltung von Webseiten. Contao hat einen hohen Entwicklungsstandard, regelmäßige Updates und schnelle Bugfixes. Dank eines innovativen Bedienkonzeptes finden sich neue Mitarbeiter_innen schnell in dem System zurecht, um bspw. Texte auf der Webseite abzuändern.

Neben Contao setzt der Online-Ferienpass auf MetaModels. Diese Erweiterung bringt sehr große Flexibilität in Ihren Ferienpass. Sie wollen neben Name und Preis des Ferienpass-Angebots noch ein zusätzliches Feld abfragen, wie z.B. den Treffpunkt? Genau das ist ohne Probleme möglich. Auch Sie haben die Möglichkeiten, die Datenstruktur Ihrer Ferienpass-Angebote zu ändern!

In der Summe sind wir sehr stolz, auf großartige, zukunftsorientierte und erweiterbare Open Source Software zu setzen.

Seien Sie nicht zu abhängig von uns.

Die Programmierer-Firma von Ihrem Ferienpass geht pleite. Ihren Ferienpass müssen Sie nun einstampfen. Was sich nach einem Horror-Szenario anhört, passiert aktuell bei einigen Ihrer Kolleg_innen.

Hier nicht!

  1. ferienpass.online wird bei Ihnen gehostet. Sie halten die Software also in Ihren Händen. Entweder suchen wir uns gemeinsam einen Hosting-Provider zum Betrieb der Ferienpass-Software aus, oder wir betreiben den Ferienpass in Ihrer eigenen Infrastruktur auf Ihren eigenen Webservern.
  2. Durch die Open Source-Komponenten ist jede_r andere Programmierer_in in der Lage ist, das System zu erweitern. Die Ferienpass-Software an sich ist zwar proprietär, aber hat einen sehr modernen Quellcode, der für andere Programmierer leicht verständlich und erweiterbar ist.

Veranstalter

Ein unkompliziertes System.

Die Veranstalter-Oberfläche ist sehr aufgeräumt und trotzdem gibt sie den Veranstalter_innen alles, was sie brauchen. Während der Bearbeitungsphase ist den Veranstalter_innen freigestellt, wie sie ihre Angebote textlich gestalten. Wenn der Ferienpass angelaufen ist, haben die Veranstalter_innen Zugriff auf die aktuellen Teilnehmerlisten.

Veranstalter-Profil

Für viele Vereine sind die Ferienpass-Aktionen eine Werbeveranstaltung in eigener Sache. Um es den Vereinen noch einfacher zu machen, sich im Online-Ferienpass zu präsentieren, gibt es das Veranstalter-Profil. Dort können Sie sich mit Kontaktdaten, Beschreibung und Logo präsentieren. Darunter finden sich die Angebote des Veranstalters.

Eltern

Für Eltern.

Die Eltern können durch den Ferienpass blättern, sich die Veranstalter der Angebote anschauen und den aktuellen Status ihrer Ferienpass-Anmeldungen ansehen. Und das war es eigentlich schon fast. Kein Schnick-Schnack, der nur ablenkt. Unser Ferienpass hat eine sehr hohe Akzeptanz quer durch die Bevölkerung. Jedes Element wurde bedacht gestaltet, so dass sich auch weniger technikversierte Menschen zurechtfinden.

Für Familien.

Familien legen nur einmal einen Benutzeraccount an. Dort verwalten sie alle Anmeldungen von all ihren Kindern. Den Familienalltag zu organisieren ist schon schwierig genug. Wir wollen die Ferienplanung so einfach wie möglich machen.

Organisiert.

Für alle Beteiligten ist es sehr schade, wenn angemeldete Kinder nicht zu den Terminen kommen. Kinder auf der Warteliste ärgern sich und die Veranstalter_innen bleiben auf Ausgaben sitzen. Deswegen gibt es im Portal die Möglichkeit, die Ferienpass-Anmeldungen zum Kalender hinzuzufügen. Zusätzlich werden standardmäßig einen Tag vor dem Angebot eine Erinnerungs-E-Mail und -SMS verschickt. Da sollte nun wirklich kein Termin untergehen.

Anders entschieden?

Das Kind ist krank oder hat keine Lust mehr, am Angebot teilzunehmen? Kein Problem. Die Eltern können mit einem Klick ihre Anmeldung zurückziehen. Im Windhund-Anmeldeverfahren rückt das nächste Kind automatisch nach.

Im Portal stellen die Eltern ein, wie sie am besten kontaktiert werden können. E-Mail? SMS? Die Eltern des nachgerückten Kindes werden nun per SMS und/oder E-Mail benachrichtigt.

Zugriff von überall.

Die Eltern müssen sich keinen Tag mehr frei nehmen, um die Kinder für Ferienpass-Angebote anzumelden. Eine Zugriff von mobilen Endgeräten war von Beginn an ein wichtiges Anliegen.

Ferienplanung einfach.

Was man beim gedruckten Ferienpass nicht kann, ist im Online-Ferienpass ein Kinderspiel: Der Ferienpass kann nach zulässigem Alter, Datum, Veranstalter und vielem weiteren gefiltert werden. Mein Kind ist 7 Jahre und wir sind die letzen 2 Wochen der Ferien im Urlaub? Kein Problem, ich lass mir nur die passenden Angebote anzeigen!

So kann ihr Ferienpass ausschauen:

Die Screenshots zeigen eine mögliche Gestaltung des Online-Ferienpasses für die Eltern.

Was sagen die Eltern?

Die Umfrage wurde 2016 direkt nach der erstmaligen Einführung des Online-Ferienpasses in Alfeld durchgeführt. Es haben 81 am Ferienpass teilnehmende Eltern freiwillig und anonym den Ferienpass bewertet.

Haben Sie das Online-Anmeldesystem gerne verwendet?

Ja sagen: 97%

Hätten alle anmeldungspflichtigen Angebote das Online-Anmeldesystem verwenden sollen?

Ja sagen: 81%

Das Ferienpassinternetportal ist super. Ich konnte dadurch mein Kind in meiner Freizeit anmelden und musste nicht mehrmals anrufen, ehe ich jemanden erreicht habe, um dann zu hören, dass das Ferienpassangebot schon "ausgebucht" ist. […] Es war alle viel entspannter!!!

Alles gut gemacht, verständlich und einfach in der Handhabung. Danke für das Online - Anmeldesystem. Es ist viel übersichtlicher als das Heft.

Die automatischen Mitteilungen für Aufrücker auf der Warteliste waren super! Auch die Hinweise auf ergänzende Veranstaltungen. Ich war wirklich erst skeptisch, ob das Online anmelden klappt, aber es lief viel besser als telefonisch. Es war zeitsparend und das System ist super einfach. Tolle Idee. Tolle Umsetzung. Dickes Lob an alle Beteiligten.

In eigener Sache

Ich bin Richard Henkenjohann. 2014-2015 habe ich mein Freiwilliges Soziales Jahr bei der Jugendpflege der Stadt Alfeld gemacht. Während der Ferienpass-Zeit liefen die Telefone heiß und ich war ander Reihe, die Eltern zurückrufen und alle Teilnehmerlisten fein säuberlich per Hand auszufüllen.

Schon 2015 konnte ich ein Portal schaffen, in denen die Veranstalter_innen ihre Angebote selbst einpflegen. Denn mit knapp 90 Veranstalter_innen und ca. 120 Angeboten jedes Jahr ist der Alfelder Ferienpass ein Mammut-Projekt für eine Jugendpflegerin. Die Erstellung des Ferienpasses für den Druck hatte bisher mehrere Wochen gedauert.
2016 konnten wir den Ferienpass ergänzen und nun liefen Anmeldungen zu den Angeboten online.

Seit 2015 bin ich im Vorstand des Stadtjugendring Alfeld e.V.. Wir sind ein Dachverband von über 45 Vereinen und Institutionen, die alle Jugendarbeit machen. Ich bin nicht berufsblind und kenne die Bedürfnisse von allen am Ferienpass beteiligten Personen.

Haben Sie Interesse?

Sie wollen Ihre Ferienpass-Software erneuern oder den ersten Schritt ins digitale Zeitalter wagen?

ferienpass.online hat einige herausragende Funktionen. Die Ferienpass-Software wird individuell auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet und programmiert. Diese Ferienpass-Software platziert sich ganz klar als Premium-Produkt und ist kein Produkt »von der Stange«.

Sollten Sie Interesse an meinem Ferienpass haben, so können Sie mich kontaktieren.