Los- oder Windhundverfahren — wie die faire Vergabe im Ferienpass funktioniert

Manche Angebote sind so beliebt, dass sie binnen Minuten ausgebucht sind. Das Schwimmbad-Camp, der Hochseilgarten, die Reittour. Wer am F5-Drücken gewinnt, kommt rein — alle anderen sehen rot. Das ist nicht nur frustrierend für Familien, es ist auch ein Vorbild dafür, wer einen Ferienpass nutzen kann und wer nicht.

Wir bieten zwei Vergabe-Modi an, jeweils mit Wartelisten. Sie können pro Saison entscheiden, was zu Ihrem Träger passt — und sogar pro Angebot mischen.

Windhundverfahren („First-Come, First-Served”)

Das klassische Verfahren. Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs verarbeitet. Sobald die Kapazität erreicht ist, landen weitere Anmeldungen auf der Warteliste.

Wann es passt:

• Bei Angeboten mit relativ ausgeglichener Nachfrage
• Wenn Eltern bereits wissen, welche Angebote sie wollen
• Für kleinere Saisons mit unter ~500 erwarteten Anmeldungen

Wartelisten funktionieren in beiden Verfahren gleich: Wenn ein Platz frei wird (Storno, Nicht-Bezahlung, Krankheit), rückt die nächste Person automatisch nach — mit Benachrichtigung und Bestätigungsfrist.

Losverfahren mit gewichteten Plätzen

Der spannende Modus für Träger mit hoher Nachfrage. Familien können in einem definierten Zeitfenster für ihr Wunschangebot eintragen — danach wird verlost.

Wie die Gewichtung funktioniert:

• Jeder Lostopf hat eine festgelegte Kapazität (z. B. 24 Plätze)
• Familien tragen sich mit ihren Präferenzen ein (z. B. „diese drei Angebote, wenn möglich”)
• Das System zieht und verteilt nach einem nachvollziehbaren Algorithmus, der u. a. berücksichtigen kann:
  • Geschwister im selben Angebot zusammenlassen
  • Familien, die noch keinen Platz bekommen haben, leicht bevorzugen
  • Programmübergreifende Verteilung

Wann es passt:

• Wenn beliebte Angebote in Sekunden ausverkauft sind
• Wenn Sie als Träger eine faire Verteilung über die Stadt erreichen wollen (nicht nur die schnellsten Eltern)
• Bei mittleren bis großen Saisons

Automatische Verlosung — mit menschlicher Nachjustierung

Das Losverfahren läuft automatisch, das Ergebnis muss aber nicht in Stein gemeißelt sein. Sachbearbeiter:innen können einzelne Zuteilungen nachträglich anpassen — etwa wenn eine Familie ihre Telefonnummer fehlerhaft eingegeben hat, ein Geschwisterpaar versehentlich auseinander gerissen wurde oder ein offensichtlicher Härtefall vorliegt.

Wichtig: jede Korrektur landet im Audit-Log mit Person, Zeitstempel und Grund. So bleibt die Verlosung nachvollziehbar — auch gegenüber Familien, die später eine Begründung anfragen. Die automatische Vergabe spart Zeit, das letzte Wort hat der Mensch.

Was die Praxis zeigt

Träger, die das Losverfahren einsetzen, berichten konsistent:

• Weniger Beschwerden über „die App war zu langsam”
• Mehr soziale Durchmischung — Familien, die nicht den ganzen Anmeldemorgen frei hatten, kommen jetzt auch dran
• Ruhigerer Anmeldezeitraum — kein Server-Hochlauf zur exakten Sekunde des Anmeldestarts

Was Sie als Träger entscheiden

• Pro Angebot oder pro Saison. Sie können auch nur die fünf beliebtesten Angebote in den Lostopf werfen und den Rest im klassischen Windhundverfahren laufen lassen.
• Anmeldefenster. Beim Losverfahren typischerweise 7–14 Tage; danach Auslosung über Nacht.
• Wartelisten-Tiefe. Wie viele Plätze pro Angebot maximal auf der Warteliste landen dürfen.

Wir richten beide Modi in Ihrem Account ein und gehen die ersten zwei Saisons mit Ihnen durch, bis das Verfahren sitzt.