2014 habe ich mein Freiwilliges Soziales Jahr bei der Jugendpflege der Stadt Alfeld absolviert und erlebt, welch großer Aufwand hinter einem Ferienprogramm steckt. Damals sah der Ablauf noch wie folgt aus: Die Veranstalter*innen haben der Jugendpflege unstrukturierte Texte per Mail geschickt, die dann teils umgeschrieben und sortiert werden mussten. Anschließend wurden die Angebote einzeln in das Drucklayout eingepflegt. Bei den Veranstaltungen, welche von der Jugendpflege selbst durchgeführt wurden, mussten die Anmeldungen telefonisch angenommen werden und handschriftlich in eine Tabelle übernommen werden.

Mir war schnell klar – nicht zuletzt, weil ich die Anmeldungen telefonisch entgegennehmen musste – dass hier Optimierungsbedarf besteht.

Schon 2015, noch während meines Freiwilligen Jahres, konnte ich gemeinsam mit der Jugendpflege ein Portal erschaffen, in welches die Veranstalter*innen ihre Angebote selbst einpflegen können. Mit knapp 100 Veranstalter*innen und etwa 150 Angeboten jährlich ist der Alfelder Ferienpass ein Mammut-Projekt. Vorher hatte die Erstellung des Ferienpasses für den Druck mehrere Wochen gedauert.

Im darauffolgenden Jahr, 2016, konnten wir den Ferienpass ergänzen und ein Portal starten, in dem die Eltern sich zu Angeboten online anmelden können.

Zum Start des Online-Portals für die Eltern haben wir uns dazu entschieden, das in die Jahre gekommene Layout des alten Ferienpasses, welcher noch als "Abreißbogen" gestaltet war, zu überarbeiten. Somit startete der Alfelder Ferienpass 2016 mit einem völlig neuen Erscheinungsbild.

Schon beim ersten Anlauf des neuen Alfelder Ferienpasses wurden knapp 1.800 Anmeldungen von circa 700 Kindern von dem Ferienpass verarbeitet. Tendenz auch heute noch steigend!

Story in der Alfelder Zeitung

Noch im selben Jahr wurde der Ferienpass für die Stadt Lübeck angefragt, der 2017 erfolgreich starten konnte. Seither wird der Ferienpass stetig weiterentwickelt.